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Ir a preguntas frecuentes sobre archivo y auditoríaTrabajamos con expedientes comerciales, facturas, contratos, registros de proveedores, nóminas antiguas y cualquier documento físico que una pyme comercial haya acumulado. No manejamos expedientes judiciales ni documentación financiera sujeta a regulación bancaria.
Depende del volumen y el estado actual de los documentos. Para una pyme con entre 10 y 20 cajas de archivo, la auditoría inicial suele completarse en dos o tres jornadas. Luego entregamos un informe con hallazgos y un plan de ordenación.
Sí, como parte de la organización podemos digitalizar los documentos más sensibles o de consulta frecuente. El proceso incluye escaneo, nombrado estandarizado y almacenamiento en una estructura de carpetas digitales que usted pueda consultar internamente.
Recomendamos un sistema mixto: clasificación por categorías (proveedores, clientes, internos) y dentro de cada categoría orden cronológico. Añadimos códigos de color en las carpetas para agilizar la búsqueda física. Ajustamos la metodología según el flujo de documentos de cada negocio.
Si pierde tiempo buscando documentos, tiene cajas apiladas sin etiquetar o no sabe qué papeles puede destruir legalmente, una auditoría le dará claridad. También es recomendable si planea mudar la oficina o liberar espacio de almacenamiento.
Puede contactarnos por teléfono o correo para agendar una visita sin compromiso. Revisaremos el volumen de documentos, las condiciones del espacio y sus necesidades específicas. Luego le presentamos una propuesta con alcance y tiempos estimados.
Desde la primera revisión hasta la entrega del archivo ordenado, seguimos un método claro y documentado.
Visitamos tus instalaciones para inspeccionar el volumen, estado y tipo de documentos acumulados. Tomamos nota de las condiciones físicas y del espacio disponible.
Elaboramos un plan de catalogación con criterios cronológicos y temáticos. Definimos el sistema de etiquetado, la rotulación de cajas y el mobiliario necesario.
Clasificamos, ordenamos y etiquetamos cada expediente. Realizamos una auditoría documental interna para detectar faltantes o duplicados y generamos un inventario digital básico.
Ajustamos el sistema según los hallazgos de la auditoría. Incorporamos metodologías eficientes de archivo físico y recomendamos rotación de documentos para mantener el orden.
Entregamos el archivo ordenado con su inventario digital. Capacitamos a tu equipo en el uso del sistema de etiquetado y en las pautas de conservación archivística.